Текстология.руРусский языкКультура речиКультура делового письмаЯсность высказывания: как организовать то, что Вы пишите

Ясность высказывания: как организовать то, что Вы пишите

Ясность изложения включает в себя выбор слов, структуры предложения и абзаца, а также общую организацию того, что Вы пишете, будь то письмо, записка или отчет. Что значит, писать ясно?

Ясность представляет собой концепцию, означающую, что мы пишем так, что читатель понимает написанное. Для ясности большое значение имеет удобочитаемость. Цельность и связность также очень важны. Более того, ясность включает некоторые дополнительные методы, такие как тщательный выбор слов, введение тематических предложений в каждый абзац, составление плана перед тем, как начать писать.

Как убедиться, что читатель поймет написанное?

Если Вы уже написали текст, прежде чем переправить его адресату, рекомендуем убедиться, что в нем отсутствуют:

• абстрактные слова и выражения
• слова, маскирующие непривлекательную реальность (эвфемизмы)
• незнакомые слова и технический жаргон

Что такое «абстрактные слова» в письменных коммуникациях?

Абстрактные слова вносят свой негативный вклад в запутанность письменной информации, поскольку в результате читатель просто не понимает, что именно Вы хотели сказать. Например, фраза «Ваш сберегательный счет будет приносить самый большой из всех возможных доходов» в рекламном буклете Вашего банка, неизбежно вызовет дополнительный вопрос о размере этого дохода. Поэтому звучать она должна следующим образом: «Ваш сберегательный счет будет приносить 7% годовых. На сегодня это максимальная ставка». Ниже приводится несколько примеров абстрактных и конкретных выражений.

Абстрактные

• Большая часть наших держателей акций проголосовала за новый план.
• Ваш новый суперлегкий цветной принтер можно переносить из комнаты в комнату.
• Вскоре вы получите наш чек на сумму компенсации.

Конкретные

• 67% наших держателей акций проголосовали за новый план.
• Ваш новый цветной принтер HP DeskJet700 весом всего 0.5 кг можно легко переносить из офиса в офис.
• Вы получите наш чек на сумму $ 134.15 к 16 июля.

Что такое «эвфемизм»?

Эвфемизм — это использование «мягких» слов, маскирующих непривлекательную реальность. Так, вместо того, чтобы умирать, мы «уходим». Американская авиация не бомбит города, а «наносит точечные удары», при которых неизбежен «побочный ущерб». Эвфемизм обычно характерен для многих политиков и СМИ, но если Ваша главная цель — ясность, подобной подмены слов и понятий лучше избегать.

Что такое «жаргон» применительно к деловому общению?

В каждой сфере деятельности используется свой собственный язык. Жаргон — это собственный «словарь» группы специалистов, от железнодорожных кондукторов до нейрохирургов. Например, для доктора Ваш заплывший от удара глаз означает сверхсложную гематому. В группе специалистов, где все Вас понимают, жаргон действительно может сэкономить время, являясь полезной стенографией терминов. Однако он может оказаться серьезным препятствием для общения с аудиторией не специалистов.

Как грамотно использовать в тексте тематические предложения?

Цельный абзац содержит только одну основную мысль, которая обычно выражена тематическим предложением абзаца. Тематическое предложение должно находиться либо в начале, либо в конце абзаца. В деловых письмах оно обычно располагается в начале. Однако Вы можете поместить тематическое предложение и в конце абзаца, если:

• основная тема Вашего абзаца остается неясной до тех пор, пока читающему не станут понятны некоторые соображения;
• Вы пытаетесь убедить читающего в чем-то, и его реакция может оказаться неблагоприятной.

Поясним сказанное на примере. Тематические предложения выделены курсивом.

У компании «Три слона» имеется ряд проблем, связанных с персоналом. Текучесть кадров составляет 39%, в прошлом году она возросла на 10%. Количество прогулов в первом квартале выросло почти на 25%, а количество жалоб от покупателей за последние 3 месяца почти удвоилось.

Текучесть кадров в компании «Три слона» составляет 39%, в прошлом году она возросла на 10%. Количество прогулов в первом квартале выросло почти на 25%, а количество жалоб от покупателей за последние 3 месяца почти удвоилось. Очевидно, что компания столкнулась с серьезными проблемами, касающимися персонала.

Употребляя тематические предложения и следя за тем, чтобы каждое предложение абзаца было связано с тематическим, Вы поможете читающему лучше понять написанное.

Полезные советы

Людам бизнеса требуется ясный, простой и недвусмысленный язык. 

Милехина Е. Стратегия письменных коммуникаций, 2004.

Свидетельство об изучении темы

Если Вы изучили представленную тему, то можете получить Свидетельство, подтверждающее изучение теоретических материалов в рамках тематического курса «Русский язык: Культура речи» по теме «Ясность высказывания: как организовать то, что Вы пишите».

Цельность и связность текста: как достичь основных целей обращения В чем должна проявляться цельность применительно к деловой корреспонденции? В делово... подробнее

Позитивность речи и текста: каков общий тон Вашего обращения То, как люди будут реагировать на Ваше письмо, часто зависит от коммуникационного кли... подробнее

10.11.2024 Юбилей со дня рождения Фридриха Шиллера Юбилеи и годовщины, Все события Исполняется 265 лет со дня рождения Ф. Шиллера – известного немецкого поэта и драмату ... подробнее

10.11.2024 Всемирный день науки - 10 ноября Праздники, Все события Всемирный день развития науки отмечается 10 ноября. Этот праздник призван объединить ... подробнее

Сообщить об ошибке на сайте:

Сообщите нам, если Вы обнаружили ошибку или опечатку Пожалуйста, если Вы нашли ошибку или опечатку на сайте, сообщите нам, и мы ее исправим. Давайте вместе сделаем сайт лучше и качественнее! сообщить об ошибке