На главнуюКарта сайтаНаписать письмо
Полезная информация о русском языке, культуре речи, литературе и современном литературном языке на портале Textologia.ru
Сайт – энциклопедия по литературе и русскому языку, библиотека полезных материалов и статей по филологии
Текстология.ру - открой мир знаний и образования
Как научиться читать на английском?
Владение английским языком значительно увеличивает вероятность успешного карьерного роста, а также будет полез...
Самые интересные факты о буквах
1. Самая древняя буква Ею признана специалистами буква «о». Появившись в финикийском алфа...
История происхождения фразы
Такое словосочетание, как «галопом по Европам», имеет иронический оттенок неспроста. Оно появилось...
«Горе от ума», история создания А.С. Грибоедовым комедии нового типа
Комедия «Горе от ума» - наиболее известное произведение А. С. Грибоедова, включенное в школьную пр...
Текстология.руТекстология.руРусский языкРусский языкКультура речиКультура речиКультура делового письмаКультура делового письмаРазработка структуры делового письма и его вступление

Разработка структуры делового письма и его вступление

Разработка структуры делового письма и его вступление

С чего лучше начать подготовку делового письма?

Какова тема Вашего письма? Кто его будет читать? Чего Вы хотите добиться этим письмом? — вот вопросы, на которые следует ответить до того, как Вы начнете подготовку письма. И вновь подумайте, нужна ли Вам и Вашему адресату информация именно в виде письма, поскольку на его подготовку Вы затратите время и средства.

Какой должна быть структура делового письма?

Каждое письмо, даже самое короткое, имеет четко определенную структуру. Типовая структура делового письма приведена на рисунке:

Разработка структуры делового письма и его вступление

О стандартных элементах оформления писем мы подробнее поговорим в одном из следующих разделов данной главы. Здесь мы остановимся на внутренней структуре делового письма. Как видно из приведенной схемы, эта структура всегда содержит вступление, главную часть и заключение.

Деловое письмо должно быть кратким. Зачем тогда нужно вступление?

Действительно, всегда есть соблазн сразу перейти к теме сообщения. Сдержите его. Представьте, что Ваше письмо уже на столе у получателя в куче другой неотложной корреспонденции. Звонит телефон, а у двери кабинета ожидают посетители. Как помочь занятому получателю выбрать время именно для Вашего письма? Вот здесь и нужно вступление, прочитав которое, получатель будет точно знать, о чем Ваше письмо.

Как лучше составить вступление?

Во-первых, включите во вступление краткий заголовок. Фактически это тема письма, которая должна как можно короче идентифицировать цель письма, будучи напечатанной полужирным шрифтом. Например:

О заключении контракта на поставку ксерокса АТ315.

Во-вторых, не забудьте о персональном обращении. Мы уже упоминали об этом в предыдущей главе. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д. Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности. Помимо официальной должности и адреса в «шапке» письма, получателю всегда будет приятно увидеть свое имя во вступительной части. Например, «Уважаемая Светлана Ивановна!»

В-третьих, предусмотрите связь. Используйте начальные строки письма для ссылки на последний контакт с получателем, даже если он не был связан напрямую с темой Вашего письма. Типовыми начальными строками могут быть:

«Не далее, как в своем письме от 16 марта ...», «Благодарю Вас за факс, датированный 3 апреля...», «Обращаюсь с письмом в связи со вчерашним совещанием...». 

 

Милехина Е. Стратегия письменных коммуникаций, 2004.

Другие статьи по теме:
Общая характеристика средств массовой информации
Средства массовой информации подразделяются на визуальные (периодическая печать), ауд...
Информационное поле и информационная норма в СМИ
Основной целью дискурса в СМИ, в том числе в периодической печати, является передача ...
Рекомендуем ознакомиться:
Курс СКОРОЧТЕНИЯ у Вас дома. До 1000 слов в минуту
Обучение скорочтению всего за 1 месяц. Более 1200 успешных учеников. Положительные отзывы людей, прошедших курс. Гарантия качества.

События и новости культуры и образования:
Российские вузы совместно с международными университетами разработают единую магистратуру в сфере энергетики
21.11.2018
Международный проект направлен на привлечение экспертов и новых технологий в области ...
В Госдуме нашли альтернативу ЕГЭ
21.11.2018
По мнению депутатов, система раннего выявления талантов сможет заменить единое тести ...
Сообщить об ошибке на сайте:
Сообщить об ошибке на сайте
Пожалуйста, если Вы нашли ошибку или опечатку на сайте, сообщите нам, и мы ее исправим. Давайте вместе сделаем сайт лучше и качественнее!
 
«Суходол» И.А. Бунина и представление в нем ушедшей эпохи
После жгуче современной «Деревни» Бунин почти сразу стал писать «Суходол» (1911) &mdas...
Что значит «Карл!» в конце фразы?
Восклицание первый раз прозвучало в сериале «Ходячие мертвецы», сюжет которого представляет собой ...
Сочинение на тему: Век нынешний и век минувший (по пьесе А.С. Грибоедова «Горе от ума»)
Самое известное произведение А.С. Грибоедова «Горе от ума» было завершено в 1824 г. Сатирическая п...
Употребление глагольных конструкций действительного и страдательного залога в русском языке
Между синонимичными конструкциями действительного и страдательного залога существуют стилистические и семантич...
Названия созвездий, звезд и планет
Многие космонимы отличаются большой древностью. Так, Ю. А. Карпенко, анализируя названия Большой Медведицы в р...
2011 - 2018 © Интернет-журнал Textologia.ru — сайт русского языка, литературный портал Текстология. Помощь в изучении лингвистики, современного русского языка и литературы.
Администрация не несет ответственности за достоверность информации, опубликованной в рекламных материалах на сайте. Копирование, перепечатка и другое использование материалов сайта возможны только с письменного разрешения администрации.