На главнуюКарта сайтаНаписать письмо
Полезная информация о русском языке, культуре речи, литературе и современном литературном языке на портале Textologia.ru
Сайт – энциклопедия по литературе и русскому языку, библиотека полезных материалов и статей по филологии
Текстология.ру - открой мир знаний и образования
Повышаем грамотность ребенка: практические советы
Некоторые дети почти не делают ошибок при письме буквально с первого класса. Эти ученики поощряются учителями....
«Как ваше ничего» - что это значит и что ответить?
Наш народ весьма общительный, не лишенный способности к иронии, поэтому в русском языке множество различных вы...
Самые редкие слова в мире
В мире существует более шести тысяч языков, каждый из которых пригоден для описания различных сторон жизни люд...
Текстология.руТекстология.руРусский языкРусский языкКультура речиКультура речиКультура делового письмаКультура делового письмаРазработка структуры делового письма и его вступление

Разработка структуры делового письма и его вступление

Разработка структуры делового письма и его вступление

С чего лучше начать подготовку делового письма?

Какова тема Вашего письма? Кто его будет читать? Чего Вы хотите добиться этим письмом? — вот вопросы, на которые следует ответить до того, как Вы начнете подготовку письма. И вновь подумайте, нужна ли Вам и Вашему адресату информация именно в виде письма, поскольку на его подготовку Вы затратите время и средства.

Какой должна быть структура делового письма?

Каждое письмо, даже самое короткое, имеет четко определенную структуру. Типовая структура делового письма приведена на рисунке:

Разработка структуры делового письма и его вступление

О стандартных элементах оформления писем мы подробнее поговорим в одном из следующих разделов данной главы. Здесь мы остановимся на внутренней структуре делового письма. Как видно из приведенной схемы, эта структура всегда содержит вступление, главную часть и заключение.

Деловое письмо должно быть кратким. Зачем тогда нужно вступление?

Действительно, всегда есть соблазн сразу перейти к теме сообщения. Сдержите его. Представьте, что Ваше письмо уже на столе у получателя в куче другой неотложной корреспонденции. Звонит телефон, а у двери кабинета ожидают посетители. Как помочь занятому получателю выбрать время именно для Вашего письма? Вот здесь и нужно вступление, прочитав которое, получатель будет точно знать, о чем Ваше письмо.

Как лучше составить вступление?

Во-первых, включите во вступление краткий заголовок. Фактически это тема письма, которая должна как можно короче идентифицировать цель письма, будучи напечатанной полужирным шрифтом. Например:

О заключении контракта на поставку ксерокса АТ315.

Во-вторых, не забудьте о персональном обращении. Мы уже упоминали об этом в предыдущей главе. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д. Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности. Помимо официальной должности и адреса в «шапке» письма, получателю всегда будет приятно увидеть свое имя во вступительной части. Например, «Уважаемая Светлана Ивановна!»

В-третьих, предусмотрите связь. Используйте начальные строки письма для ссылки на последний контакт с получателем, даже если он не был связан напрямую с темой Вашего письма. Типовыми начальными строками могут быть:

«Не далее, как в своем письме от 16 марта ...», «Благодарю Вас за факс, датированный 3 апреля...», «Обращаюсь с письмом в связи со вчерашним совещанием...». 

 

Милехина Е. Стратегия письменных коммуникаций, 2004.

Другие статьи по теме:
Общая характеристика средств массовой информации
Средства массовой информации подразделяются на визуальные (периодическая печать), ауд...
Информационное поле и информационная норма в СМИ
Основной целью дискурса в СМИ, в том числе в периодической печати, является передача ...
События и новости культуры и образования:
ФАС потребовала от Минпросвещения вернуть учебники в федеральный перечень
18.04.2019
Рассмотрев обращения от ведущих школьных издательств, Федеральная антимонопольная сл ...
Юрий Куклачев создает образовательную программу для детей
18.04.2019
«Школа доброты» - так будет называться программа. Она будет включать в себя контент, ...
Сообщить об ошибке на сайте:
Сообщить об ошибке на сайте
Пожалуйста, если Вы нашли ошибку или опечатку на сайте, сообщите нам, и мы ее исправим. Давайте вместе сделаем сайт лучше и качественнее!
 
Художественные особенности поэзии Сергея Митрофановича Городецкого
Сергей Митрофанович Городецкий (1884—1967) впервые выступил с чтением своих стихов в 1906 г. на одной из...
Чичиков - предприниматель (по поэме «Мертвые души» Н.В. Гоголя)
Россия всегда была богата на талантливейших авторов – поэтов, драматургов, писателей. Одним из гениальны...
Сочинение на тему: Чичиков как антигерой (по поэме «Мертвые души» Н.В. Гоголя)
Главным героем поэмы «Мёртвые души» является П. И. Чичиков. Несмотря на то, что его характеристика...
Новые течения в украинской литературе конца XIX – начала XX вв.
В развитии украинской реалистической литературы прослеживается также довольно заметное течение народнической о...
Предсмертный «список» М.А. Булгакова
Когда ведется анализ литературного произведения, за основу берется итоговая авторская рукопись. Очень часто ме...
2011 - 2019 © Интернет-журнал Textologia.ru — сайт русского языка, литературный портал Текстология. Помощь в изучении лингвистики, современного русского языка и литературы.
Администрация не несет ответственности за достоверность информации, опубликованной в рекламных материалах на сайте. Копирование, перепечатка и другое использование материалов сайта возможны только с письменного разрешения администрации.