На главнуюКарта сайтаНаписать письмо
Полезная информация о русском языке, культуре речи, литературе и современном литературном языке на портале Textologia.ru
Сайт – энциклопедия по литературе и русскому языку, библиотека полезных материалов и статей по филологии
Текстология.ру - открой мир знаний и образования
Зачем нужны запятые в русском языке?
Далеко не всем просто запомнить, в каких случаях необходимо использовать такой пунктуационный знак, как запята...
Самые известные искусственные языки
Искусственными принято называть языки, которые были не сформированы в ходе исторического процесса, а созданы д...
Как сделать свою речь красивой и грамотной?
Каждому образованному и культурному человеку, даже если он не выступает перед большими аудиториями, непременно...
Как научиться общаться?
Жизнь невозможна без общения. Мужчины и женщины каждый день пересекаются на службе, в торговом центре, в спорт...
Текстология.руТекстология.руРусский языкРусский языкКультура речиКультура речиКультура делового письмаКультура делового письмаПозитивность речи и текста: каков общий тон Вашего обращения

Позитивность речи и текста: каков общий тон Вашего обращения

Позитивность речи и текста: каков общий тон Вашего обращения

То, как люди будут реагировать на Ваше письмо, часто зависит от коммуникационного климата, который Вы создаете в своем обращении. Эффективный текст должен быть позитивным.

О какой позитивности можно говорить, если речь идет о сугубо деловой переписке?
Даже когда Вы пишете по делу, тон и стиль Вашего письма могут произвести на читателя как положительное, так и отрицательное впечатление. Сравните обращения, взятые из различных деловых писем и приведенные в примерах ниже. Все они имеют одно и то же значение, но производят на читателя совершенно разное впечатление.
Негативный тон:

  • Вы забыли приложить квитанцию об оплате к Вашему заказу, поэтому невозможно выслать Вам товар.
  • Мы не поставляем панели размером 85х60.
  • Фирма гарантирует, что после высыхания эмаль «Радуга» не будет тускнеть, скалываться и покрываться трещинами в течение двух лет.
  • Наш директор не сможет принять Вас раньше следующего понедельника.

Позитивный тон:

  • Как только мы получим от Вас квитанцию об оплате, мы незамедлительно вышлем Ваш заказ по почте.
  • Мы готовы поставить Вам панели размером 80х60 или 90х60.
  • Фирма гарантирует, что после высыхания эмаль «Радуга» останется яркой и гладкой как минимум два года.
  • Наш директор готов встретиться с Вами в ближайший понедельник.

Как добиться, чтобы мои письма стали более позитивными?

Как видно из приведенных выше примеров, негативный тон письмам создает употребление отрицательной частицы «не» в различных комбинациях с глаголами, либо в словах нельзя, невозможно, неудобство, недоразумение, несогласие, невыполнимо и т.д. Вам нужно постараться избегать употребления этих слов и выражений, которые могут вызвать негативную реакцию читателя.
Кроме того, существуют различные приемы, позволяющие логически усилить позитивность сообщения. Один из таких подходов использует концепцию реверсивных слов, позволяющих изменить тон письма с негативного на позитивный. В качестве примера реверсивных слов можно привести такие, как: однако, с другой стороны, тем не менее и т.п.

Еще одним способом добиться от Ваших писем максимальной позитивности является расстановка акцентов посредством соответствующего размещения информации. При использовании акцента размещения мы решаем, разместить ли позитивную информацию в начале либо в конце письма, поскольку именно эти блоки привлекают наибольшее внимание. Противоположные действия также срабатывают: размещая негативную информацию в середине письма, подальше от акцентированных начала и конца, Вы привлекаете к ней минимально возможное внимание.

Что еще может повлиять на тональность писем?
Сравните два приведенные ниже предложения:

Авторы эффективной деловой корреспонденции используют действительный залог.
Действительный залог используется авторами эффективной деловой корреспонденции.

Первое предложение написано в действительном залоге (подлежащее — сказуемое — дополнение), и это означает, что подлежащее выполняет действие, выраженное глаголом.
Второе предложение написано в страдательном залоге (дополнение — сказуемое — подлежащее), и это означает, что подлежащее воспринимает действие, выраженное глаголом.

Действительный залог является «сильной» конструкцией и способствует усилению выразительности предложений. Предложения, в которых используется действительный залог, выглядят более кратко и энергично.

Страдательный залог желательно употреблять в тех случаях, когда Вы хотите убрать акцент с некоторых неприятных получателю выражений. Например, сравните:
Действительный залог:

  • Вы нарушили условия договора, поскольку до сих пор не оплатили наш товар.
  • Мы проверили Вашу кредитоспособность.

Страдательный залог:

  • Условия договора были нарушены, поскольку оплата за товар нами до сих пор не получена.
  • Ваша кредитоспособность была проверена.

Полезные советы
Чтобы добиться позитивности в письменных коммуникациях, необходимо:

  • избегать употребления негативных слов
  • использовать реверсивные слова и фразы
  • правильно расставлять акценты, размещая информацию
  • заменить страдательный залог действительным, где это возможно 

Милехина Е. Стратегия письменных коммуникаций, 2004.

Другие статьи по теме:
Тактичность высказывания: что может обидеть читателя и как этого избежать
Люди, обладающие тактом, знают, как себя вести в различных ситуациях. Для письменных ...
Удобство чтения: как оценить, насколько легко воспринимается Ваш текст
Что имеют ввиду, когда говорят, что текст должно быть удобно читать? Когда говорят, ...
Рекомендуем ознакомиться:
Курс СКОРОЧТЕНИЯ у Вас дома. До 1000 слов в минуту
Обучение скорочтению всего за 1 месяц. Более 1200 успешных учеников. Положительные отзывы людей, прошедших курс. Гарантия качества.

События и новости культуры и образования:
Российские вузы совместно с международными университетами разработают единую магистратуру в сфере энергетики
21.11.2018
Международный проект направлен на привлечение экспертов и новых технологий в области ...
В Госдуме нашли альтернативу ЕГЭ
21.11.2018
По мнению депутатов, система раннего выявления талантов сможет заменить единое тести ...
Сообщить об ошибке на сайте:
Сообщить об ошибке на сайте
Пожалуйста, если Вы нашли ошибку или опечатку на сайте, сообщите нам, и мы ее исправим. Давайте вместе сделаем сайт лучше и качественнее!
 
«Суходол» И.А. Бунина и представление в нем ушедшей эпохи
После жгуче современной «Деревни» Бунин почти сразу стал писать «Суходол» (1911) &mdas...
Что значит «Карл!» в конце фразы?
Восклицание первый раз прозвучало в сериале «Ходячие мертвецы», сюжет которого представляет собой ...
Сочинение на тему: Век нынешний и век минувший (по пьесе А.С. Грибоедова «Горе от ума»)
Самое известное произведение А.С. Грибоедова «Горе от ума» было завершено в 1824 г. Сатирическая п...
Гуманисты и король Матяш Корвин
Венгеро-хорватское королевство достигло в конце XV в. высокого культурного уровня. В библиотеке короля Матяша ...
Период Палеологов и конец византийской цивилизации
В августе 1261 г. Михаилу VIII Палеологу удалось изгнать крестоносцев из Константинополя и восстановить в древ...
2011 - 2018 © Интернет-журнал Textologia.ru — сайт русского языка, литературный портал Текстология. Помощь в изучении лингвистики, современного русского языка и литературы.
Администрация не несет ответственности за достоверность информации, опубликованной в рекламных материалах на сайте. Копирование, перепечатка и другое использование материалов сайта возможны только с письменного разрешения администрации.