На главнуюКарта сайтаНаписать письмо
Полезная информация о русском языке, культуре речи, литературе и современном литературном языке на портале Textologia.ru
Сайт – энциклопедия по литературе и русскому языку, библиотека полезных материалов и статей по филологии
Текстология.ру - открой мир знаний и образования
Как научиться грамотно разговаривать?
Грамотная и красивая речь - это часть имиджа человека, мощное орудие рассказчика. Человек с правильно поставле...
Как появилась фраза Хлеба и зрелищ?
«Panem et cicenses!» - такими словами в Древнем Риме толпа, состоящая из простых людей, требовала ...
Версии происхождения фразы Наставить рога
У этого фразеологизма есть несколько версий происхождения. Итак, откуда же в русском языке появилась такая фра...
Известные русские орфографические словари
Орфографические словари – незаменимые помощники для тех, кто хочет освоить правильное написание и толков...
Текстология.руТекстология.руРусский языкРусский языкКультура речиКультура речиКультура делового письмаКультура делового письма Этика письменных коммуникаций: как грамотно выбрать вид сообщения и способ его передачи

Этика письменных коммуникаций: как грамотно выбрать вид сообщения и способ его передачи

 Этика письменных коммуникаций: как грамотно выбрать вид сообщения и способ его передачи

Этика коммуникаций подразумевает выбор наиболее уместного вида коммуникаций, а также средств и каналов передачи сообщения.

Что означает на практике «выбор наиболее уместного вида коммуникаций»?

В наше время имеется масса способов связаться с человеком, находящимся вне пределов непосредственной досягаемости. Но прежде, чем выбрать один из доступных способов связи, полезно задать себе следующие вопросы:

  • Действительно ли данному человеку нужно Ваше сообщение?
  • Вправе ли Вы потревожить этого человека?
  • Какими коммуникационными возможностями для связи с выбранным корреспондентом Вы располагаете?
  • Можете ли Вы гарантировать, что Ваше сообщение действительно получит тот, кому оно предназначено?
  • Какой из способов отправки сообщения, с учетом его реальной важности и срочности, а не только того факта, что Вам хочется побыстрее отправить его, доставит меньше всего хлопот Вашему корреспонденту?

Только ответив на все эти вопросы, Вы сможете выбрать наиболее уместный вид коммуникаций.

Каналы для передачи конфиденциальных сообщений

При современном уровне средств перехвата информации можно с большой вероятностью сказать, что для большинства сообщений, направляемых Вам в офис, существует шанс быть прочитанными или прослушанными.

Поэтому, если передаваемая информация может представлять интерес как объект промышленного шпионажа, прежде всего, позаботьтесь о том, чтобы обеспечить информационную безопасность Вашего предприятия (см. соответствующий модуль СДК).

Информацию, носящую частный характер, но не составляющую коммерческую тайну, обычно направляют по почте заказным письмом или пользуются услугами курьеров.

Нам необходимо разослать официальные приглашения на юбилей компании. Как это лучше сделать?

С точки зрения этики коммуникаций, сообщения такого типа всегда направляются адресатам в письменном виде. Чем более официальное мероприятие Вы планируете, тем более солидно должно выглядеть Ваше приглашение. Под солидностью в данном случае понимается не только сам текст, но и оформление Вашего приглашения: конверт, бумага, цветовое решение и пр.

Если Вы планируете более «камерное» мероприятие для узкого круга сотрудников и партнеров, в качестве бланков для приглашений можно использовать открытки. Но и в данном случае, рассылка по почте будет выглядеть уместнее, чем по факсу или электронной почте.

Коллега по работе подошла ко мне, размахивая пришедшим на мое имя факсом, касающимся весьма деликатного для компании вопроса. Теперь она желает знать, чем закончилось это дело. Что мне делать?

К сожалению, на работе часто встречаются люди, не соблюдающие норм этикета в области коммуникаций. Поэтому Ваш ответ коллеге должен быть примерно следующим: «Мне кажется, это прислали мне».

Что касается отправителя факса, то в данном случае, и он нарушил правила этикета письменных коммуникаций, отправив конфиденциальное послание по факсу. Другими словами, запрещено читать чужую корреспонденцию, однако, пишущий обязан предполагать, что ее могут прочесть посторонние.

Можно ли мне послать по факсу благодарность сотруднику фирмы после собеседования по поводу принятия на работу?

Письмо с выражением благодарности — это всегда уместно, но факс в офисе обычно используется для деловой переписки. Воспользоваться факсом для передачи подобного письма было бы ошибкой, поскольку оно носит личный характер. Отправьте письмо по почте, если Вы не хотите, чтобы оно попалось на глаза сотруднику, рассчитывавшему занять то место, на которое взяли Вас.

Сообщения по электронной почте

Если речь идет о передаче официальных сообщений, то место электронной почты — между факсами и телефонными звонками. В этике коммуникаций электронная почта считается примерно таким же неофициальным каналом передачи сообщений, как и телефонный звонок. Она не подходит для отправки официальных соболезнований, поздравлений или приглашений.

Однако, по сравнению с телефонным «обзвоном», рассылка сообщений по электронной почте считается несколько более «вежливой», поскольку адресат получает сообщение тогда, когда это удобно ему, а не в тот момент, когда его пожелает отослать отправитель. Кроме того, электронная почта — превосходный канал для передачи внутрифирменной информации и нередко хорошее дополнение к традиционной почтовой рассылке.

Полезные советы

1. Выбирая один из доступных способов связи, прежде всего задумайтесь об его уместности.

2. Ни одно конфиденциальное послание не должно отправляться незапечатанным!

3. Запрещено читать адресованную другому человеку корреспонденцию, вне зависимости от того, была она открытой или нет! 

Что означает на практике «выбор наиболее уместного вида коммуникаций»?

В наше время имеется масса способов связаться с человеком, находящимся вне пределов непосредственной досягаемости. Но прежде, чем выбрать один из доступных способов связи, полезно задать себе следующие вопросы:

  • Действительно ли данному человеку нужно Ваше сообщение?
  • Вправе ли Вы потревожить этого человека?
  • Какими коммуникационными возможностями для связи с выбранным корреспондентом Вы располагаете?
  • Можете ли Вы гарантировать, что Ваше сообщение действительно получит тот, кому оно предназначено?
  • Какой из способов отправки сообщения, с учетом его реальной важности и срочности, а не только того факта, что Вам хочется побыстрее отправить его, доставит меньше всего хлопот Вашему корреспонденту?

Только ответив на все эти вопросы, Вы сможете выбрать наиболее уместный вид коммуникаций.

Каналы для передачи конфиденциальных сообщений

При современном уровне средств перехвата информации можно с большой вероятностью сказать, что для большинства сообщений, направляемых Вам в офис, существует шанс быть прочитанными или прослушанными.

Поэтому, если передаваемая информация может представлять интерес как объект промышленного шпионажа, прежде всего, позаботьтесь о том, чтобы обеспечить информационную безопасность Вашего предприятия (см. соответствующий модуль СДК). Информацию, носящую частный характер, но не составляющую коммерческую тайну, обычно направляют по почте заказным письмом или пользуются услугами курьеров.

Нам необходимо разослать официальные приглашения на юбилей компании. Как это лучше сделать?

С точки зрения этики коммуникаций, сообщения такого типа всегда направляются адресатам в письменном виде. Чем более официальное мероприятие Вы планируете, тем более солидно должно выглядеть Ваше приглашение. Под солидностью в данном случае понимается не только сам текст, но и оформление Вашего приглашения: конверт, бумага, цветовое решение и пр.

Если Вы планируете более «камерное» мероприятие для узкого круга сотрудников и партнеров, в качестве бланков для приглашений можно использовать открытки. Но и в данном случае, рассылка по почте будет выглядеть уместнее, чем по факсу или электронной почте.

Коллега по работе подошла ко мне, размахивая пришедшим на мое имя факсом, касающимся весьма деликатного для компании вопроса. Теперь она желает знать, чем закончилось это дело. Что мне делать?

К сожалению, на работе часто встречаются люди, не соблюдающие норм этикета в области коммуникаций. Поэтому Ваш ответ коллеге должен быть примерно следующим: «Мне кажется, это прислали мне».

Что касается отправителя факса, то в данном случае, и он нарушил правила этикета письменных коммуникаций, отправив конфиденциальное послание по факсу. Другими словами, запрещено читать чужую корреспонденцию, однако, пишущий обязан предполагать, что ее могут прочесть посторонние.

Можно ли мне послать по факсу благодарность сотруднику фирмы после собеседования по поводу принятия на работу?

Письмо с выражением благодарности — это всегда уместно, но факс в офисе обычно используется для деловой переписки. Воспользоваться факсом для передачи подобного письма было бы ошибкой, поскольку оно носит личный характер. Отправьте письмо по почте, если Вы не хотите, чтобы оно попалось на глаза сотруднику, рассчитывавшему занять то место, на которое взяли Вас.

Сообщения по электронной почте

Если речь идет о передаче официальных сообщений, то место электронной почты — между факсами и телефонными звонками. В этике коммуникаций электронная почта считается примерно таким же неофициальным каналом передачи сообщений, как и телефонный звонок. Она не подходит для отправки официальных соболезнований, поздравлений или приглашений.

Однако, по сравнению с телефонным «обзвоном», рассылка сообщений по электронной почте считается несколько более «вежливой», поскольку адресат получает сообщение тогда, когда это удобно ему, а не в тот момент, когда его пожелает отослать отправитель. Кроме того, электронная почта — превосходный канал для передачи внутрифирменной информации и нередко хорошее дополнение к традиционной почтовой рассылке.

Полезные советы

 

  1. Выбирая один из доступных способов связи, прежде всего задумайтесь об его уместности.
  2. Ни одно конфиденциальное послание не должно отправляться незапечатанным!
  3. Запрещено читать адресованную другому человеку корреспонденцию, вне зависимости от того, была она открытой или нет! 

 

Милехина Е. Стратегия письменных коммуникаций, 2004.

Другие статьи по теме:
Барьеры письменных коммуникаций и как их преодолеть
Основные категории коммуникационных барьеров включают: Смысловые барьеры: проблемы...
Основные принципы письменных коммуникаций
Персональность: к кому и как Вы обращаетесь. KISS-принцип: будьте проще! Краткость: как избежать многословных выраже...
Рекомендуем ознакомиться:
Курс СКОРОЧТЕНИЯ у Вас дома. До 1000 слов в минуту
Обучение скорочтению всего за 1 месяц. Более 1200 успешных учеников. Положительные отзывы людей, прошедших курс. Гарантия качества.

События и новости культуры и образования:
Минпросвещения не поддержал инициативу введения дополнительного 12 класса в школах
21.09.2018
По мнению экспертов, школьная программа заточена на профессиональную ориентацию учени ...
Тысячи талантливых школьников получат образовательные гранты от государства
21.09.2018
К 2024 году государство планирует реализовать проект по стимулированию изучения цифро ...
Сообщить об ошибке на сайте:
Сообщить об ошибке на сайте
Пожалуйста, если Вы нашли ошибку или опечатку на сайте, сообщите нам, и мы ее исправим. Давайте вместе сделаем сайт лучше и качественнее!
 
Рассказы И.А. Бунина 1900-х гг. и изображение патриархальной России
От объективно-эпической манеры письма Бунин переходит в 1900-х гг. к лирическому самовыражению. Образ автора-п...
Сочинение на тему: Молчалины блаженствуют на свете (по пьесе А.С. Грибоедова «Горе от ума»)
В пьесе «Горе от ума» А.С. Грибоедова даётся характеристика Молчалина как типичного глупца. Он мел...
Как запомнить ударение в слове «банты»?
Случаи, когда в русском языке встречаются слова с различными формами и ударными слогами, далеко не редкость. В...
Развите прозаической эпопеи в китайской литературе XVII в.
Одновременно с городской повестью в XVII в. в Китае продолжается развитие романа и прозаической эпопеи, которо...
Что можно использовать на ГИА?
Набор предметов, которые  школьники могут иметь при себе во время сдачи ГИА, ограничен и включает в себя:...
2011 - 2018 © Интернет-журнал Textologia.ru — сайт о русском языке, литературный портал Текстология. Помощь в изучении современного русского литературного языка, языкознания и литературы.
Администрация не несет ответственности за достоверность информации, опубликованной в рекламных материалах на сайте. Копирование, перепечатка и другое использование материалов сайта возможны только с письменного разрешения администрации.