На главнуюКарта сайтаНаписать письмо
Полезная информация о русском языке, культуре речи, литературе и современном литературном языке на портале Textologia.ru
Сайт – энциклопедия по литературе и русскому языку, библиотека полезных материалов и статей по филологии
Текстология.ру - открой мир знаний и образования
Шесть доказательств существования Бога по М.А. Булгакову
В своем произведении «Мастер и Маргарита», а именно в ершалаимских сценах, М.Булгаков представил ч...
Почему слова в паре «бык – пчела» являются однокоренными?
Пчела и бык. Что общего может быть в звуковой «обертке» данных слов, не говоря уже о самом значени...
История выражения
«Внести свою лепту» - значит сделать малый, но значимый вклад. «Лептос» (греч.) - это ...
Сочинение на тему: История жизни Печорина и его судьба в романе «Герой нашего времени» М.Ю. Лермонтова
В самом "сердце" системы персонажей «Героя нашего времени» находится единственный герой - Григорий...

Культура составления делового документа

Культура составления делового документа

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией, Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего–либо, подтверждающая право на что–либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг м другу Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные; итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем , основными из которых являются:

-    организационно–правовая документация;

-    плановая документация;

-    распорядительная документация;

-    информационно–справочная и справочно-аналитическая документация;

-    отчетная документация;

-    документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

-    финансовая документация;

-    документация по материально–техническому обучению;

-    договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования:

-    однозначность используемых слов и терминов;

-    нейтральный тон изложения;

-    соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм,

-    обеспечивающих точность и ясность изложения;

-    смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально–деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова–паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением).

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

-    дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;

-    уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

-    убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствование слов. Наиболее типичная ошибка немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

-    паблисити вместо реклама;

-    эксклюзивный вместо исключительный.

В документах не должны употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой коммуникативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и так далее. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительно. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, решения, распоряжения и так далее. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняемые сведения:

Направляем подробное описание автоматических систем управления.

Получение просим подтвердить.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по–разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме традиционных текстовых сокращений.

Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7. 2–77 (СТСЭВ2012–79).

Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит:

-    вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру;

-    соблюдение определенной дистанции между работниками;

-    умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия;

-    терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;

-    умение признать свои ошибки, быть самокритичным;

-    умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и так далее.

В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.

Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересованность. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм, Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.

Красивова А.Н. Деловой русский язык – М., 2001 г.

Другие статьи по теме:
Современный деловой язык
Составление текста делового документа – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было – регламенти...
Рекомендуем ознакомиться:
Курс СКОРОЧТЕНИЯ у Вас дома. До 1000 слов в минуту
Обучение скорочтению всего за 1 месяц. Более 1200 успешных учеников. Положительные отзывы людей, прошедших курс. Гарантия качества.

События и новости культуры и образования:
Российские вузы совместно с международными университетами разработают единую магистратуру в сфере энергетики
21.11.2018
Международный проект направлен на привлечение экспертов и новых технологий в области ...
В Госдуме нашли альтернативу ЕГЭ
21.11.2018
По мнению депутатов, система раннего выявления талантов сможет заменить единое тести ...
Сообщить об ошибке на сайте:
Сообщить об ошибке на сайте
Пожалуйста, если Вы нашли ошибку или опечатку на сайте, сообщите нам, и мы ее исправим. Давайте вместе сделаем сайт лучше и качественнее!
 
«Суходол» И.А. Бунина и представление в нем ушедшей эпохи
После жгуче современной «Деревни» Бунин почти сразу стал писать «Суходол» (1911) &mdas...
Что значит «Карл!» в конце фразы?
Восклицание первый раз прозвучало в сериале «Ходячие мертвецы», сюжет которого представляет собой ...
Сочинение на тему: Век нынешний и век минувший (по пьесе А.С. Грибоедова «Горе от ума»)
Самое известное произведение А.С. Грибоедова «Горе от ума» было завершено в 1824 г. Сатирическая п...
Изображение жизни дворянства в романе «Господа Головлевы» М.Е. Салтыкова-Щедрина
Роман «Господа Головлевы» (1875—1880) стоит в ряду лучших произведений русских писателей (Го...
Сотрудничество А. А. Фета с журналом «Современник»
В 1854 г. Фет, служа в Красном селе под Петербургом и бывая в столице, посещает редакцию «Современника&r...
2011 - 2018 © Интернет-журнал Textologia.ru — сайт русского языка, литературный портал Текстология. Помощь в изучении лингвистики, современного русского языка и литературы.
Администрация не несет ответственности за достоверность информации, опубликованной в рекламных материалах на сайте. Копирование, перепечатка и другое использование материалов сайта возможны только с письменного разрешения администрации.